martes, 21 de junio de 2011

Sistema de Información en Las Organizaciones






SISTEMAS DE INFORMACIÓN, TIPOS Y USOS I



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Sistema de Información en Las Organizaciones

http://www.youtube.com/watch?v=WkxojlIvMiQ

SISTEMAS DE INFORMACIÓN, TIPOS Y USOS I

SISTEMAS DE INFORMACIÓN, TIPOS Y USOS II




Definición de Sistema

Un sistema es un conjunto de "elementos" relacionados entre sí, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados directa o indirectamente con el problema, y sólo estos, formarán el sistema que vamos a estudiar.
Para estudiar un sistema hemos de conocer los elementos que lo forman y las relaciones que existen entre ellos.
En nuestra usual forma de análisis nos solemos centrar en las características de los elementos que componen el sistema, no obstante, para comprender el funcionamiento de sistemas complejos es necesario prestar atención a las relaciones entre los elementos que forman el sistema.
Es imposible entender la esencia de una orquesta sinfónica únicamente prestando atención a los músicos y a sus instrumentos, es la coordinación que tienen entre sí la que produce la música hermosa. El cuerpo humano, un bosque, una nación, el ecosistema de una barrera de coral son mucho más que la suma de sus partes.
Como dice un antiguo proverbio Sufí: Tu puedes pensar porque entiendes el concepto de "uno", y de ahí entiendes "dos", que es "uno" y "uno", pero para ello además has de entender el concepto "y". Y así, por ejemplo, en el problema del tráfico confluyen muchos elementos relacionados entre sí: número de habitantes, número de coches, precio de la gasolina, aparcamientos, transportes alternativos, ... es con frecuencia más fácil y efectivo para solucionar un problema actuar sobre las relaciones entre los elementos (las "y"), que modificar los elementos.
Un buen método para empezar a definir un sistema es escribir el problema en el centro de una hoja en blanco, añadir a su alrededor los aspectos relacionados directamente con el problema, y alrededor de éstos últimos los otros aspectos relacionados con ellos, y por lo tanto que se relacionan indirectamente con el problema. Ese será el sistema que vamos a estudiar para plantear soluciones al problema. Ya sabemos que en teoría una mariposa volando en China puede llegar a provocar un tornado en el Caribe, pero en la práctica, incluiremos en nuestro estudio sólo aquellos elementos que tienen una influencia razonable en el comportamiento del sistema, ya que no hemos de olvidar que tenemos un objetivo: proponer alguna acción práctica que sea eficaz para solucionar el problema que estudiamos.
El sistema debe de contener el menor número de elementos posible, que nos permita realizar una simulación para explicar al final cual de las propuestas de actuación que hemos estudiado es más eficaz para solucionar el problema que nos plantean.

Datos, información, conocimiento

¿En qué se diferencia el conocimiento de los datos y de la información? En una conversación informal, los tres términos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar a una interpretación libre del concepto de conocimiento. Quizás la forma más sencilla de diferenciar los términos sea pensar que los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes de cualquier tipo (personas, empresas, máquinas...), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos.
Los conceptos que se muestran a continuación se basan en las definiciones de Davenport y Prusak (1999).
Pirámide de datos, información y conocimiento

Datos

Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el por qué de las cosas y no son orientativos para la acción.
Un número telefónico o un nombre de una persona, por ejemplo, son datos que, sin un propósito, una utilidad o un contexto no sirven como base para apoyar la toma de una decisión. Los datos pueden ser una colección de hechos almacenados en algún lugar físico como un papel, un dispositivo electrónico (CD, DVD, disco duro...), o la mente de una persona. En este sentido las tecnologías de la información han aportado mucho a recopilación de datos.
Como cabe suponer, los datos pueden provenir de fuentes externas o internas a la organización, pudiendo ser de carácter objetivo o subjetivo, o de tipo cualitativo o cuantitativo, etc.

Información

La información se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los datos se pueden transforman en información añadiéndoles valor:
1.-  Contextualizando: se sabe en qué contexto y para qué propósito se generaron.
2.- Categorizando: se conocen las unidades de medida que ayudan a interpretarlos.
3.- Calculando: los datos pueden haber sido procesados matemática o estadística mente.
4.- Corrigiendo: se han eliminado errores e inconsistencias de los datos.
5.- Condensando: los datos se han podido resumir de forma más concisa (agregación).
Por tanto, la información es la comunicación de conocimientos o inteligencia, y es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, impactando sobre sus juicios de valor y sus comportamientos.
Información = Datos + Contexto (añadir valor) + Utilidad (disminuir la incertidumbre)



Los Sistemas de Información en la Empresa

Frecuentemente se ha utilizado el término informatización como sinónimo de sistemas de información. Y aunque la mayoría de los autores están de acuerdo en asumir que un sistema de información requiere un adecuado proceso de informatización, lo que también está claro es que no en todos los casos la construcción de un sistema de información lleva aparejado el uso de tecnologías de la información.

Sin embargo, asumimos que hoy en día cualquier sistema de información, por pequeño que sea requiere de unos mínimos procesos de automatización.
También parece adecuado señalar que las distintas aplicaciones informáticas que funcionan por separado impiden la adecuación de un sistema de información, de manera que como señala Gil Pechuan para que el sistema de información exista "deberá contemplar el diseño de un sistema integrado que relacione las informaciones generales por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que permita así, mejorar los procesos de toma de decisiones" 
Realizada la aclaración anterior, asumimos que la aplicación de los sistemas de información al ámbito de la empresa, aunque puede orientarse a cualquier tipo de organización, incluye los siguientes tipos:
·                     Los Sistemas de Información para la Gestión (SIG), o Management Information Systems (MIS),
·                     Sistemas Soporte a la Decisión (SSD), o Decision Support Systems (DSS),
·                     y Sistemas de Información para Ejecutivos (SIE), o Executive Information Systems (EIS).


OBJETIVOS 
  1. Conocer el concepto Administración y/o Gestión, para desde esa visión global, insertar a la planificación en ese contexto, y por tanto la captura de información externa para la toma de decisiones. Se enmarca, así, la información (activo intangible) como un factor clave para la toma de decisiones en el ámbito de la Ciencia de la Administración, y por tanto de la gestión de información, y el diseño del sistema de información en la empresa. Entendemos que el marco teórico en el que se mueven los sistemas de información debe controlar una serie de procesos contextualizados en la Administración de Empresas, en tanto, que como sistemas de información deben determinar las necesidades internas y externas de información , optimizar, si cabe, el flujo de información en las organizaciones y adecuarse a la estructura de la organización. Ello nos obliga a incidir en la información en su triple dimensión, según la estructura definida por Hiroyuki Itami, que clasifica los flujos informativos en información del entorno , información interna e información corporativa ; y finalmente en los conceptos relativos a la toma de decisiones.
  2. Conocer los distintos ambientes existentes en la empresa, por un lado el ambiente interno , y por otro el ambiente externo , clasificando este último, a su vez, en dos tipos, entorno inmediato y entorno remoto , ambos de contenido informativo.
  3. Adentrar al alumno en el concepto de organización. Y a su vez describir, brevemente la evolución que ha habido desde la organización tradicional a la nueva organización, y como ésto ha influido en el cambio de contexto en el que se han movido los sistemas de información en una empresa; desde aquellos vistos como una parte de la organización, al conjunto de la organización analizado como un sistema de información en sí mismo.
  4. Enlazando con las ideas anteriores, introducir al alumno en el concepto sistema de información , a través de la aproximación teórica de algunos autores. Desde esa visión general de sistema de información enmarcar el concepto en el ámbito empresarial, tal y como se han entendido hasta la actualidad, por encima de consideraciones tecnológicas.
  5. Analizar, brevemente, el concepto gestión del conocimiento como apoyo a los sistemas de información.
  6. Volver a insertar en este trabajo a la planificación, para concretar el concepto Inteligencia Competitiva, y los distintos tipos de inteligencia competitiva.
  7. Clasificar las fuentes de información para la empresa.
  8. Y, finalmente, asociar tipo de fuente de información, según clasificación realizada por el autor, con el entorno externo (inmediato, remoto o ambos) y el tipo de inteligencia competitiva asociada.
CONTEXTO DE INFORMACIÓN Y SUS NECESIDADES DE INFORMACIÓN

Para comprender bien qué objetivos tiene un sistema de información y cómo debe funcionar, hay que entender también dos conceptos relativos al contexto, o medio ambiente, en el que se inserta una empresa. Nos referimos al conjunto de factores que le afectan, donde existen amenazas que pueden perjudicar o destruir una empresa, y oportunidades que pueden incrementar las cualidades de la misma.
Enlazamos, aquí, con algunas nociones aportadas en el apartado referente a la información como recurso intangible. Tenemos, así, por un lado:
  1. elmedio ambiente interno o aquellos "factores, como el personal, la estructura, sus políticas y recompensas, que ejercen influencia en la manera de realizar el trabajo y de conseguir los objetivos" y por otro el medio ambiente externo, más complejo en tanto que conforma factores ajenos al dominio interno de los gestores, y por tanto requiere una vigilancia permanente. A su vez, este medio ambiente externo tiene una doble estructura :
  • Medio ambiente externo remoto, como el clima político, la situación económica, las tendencias sociales, o las innovaciones tecnológicas.
  • Y el Medio ambiente externo inmediato , formado por clientes, proveedores, distribuidores, competidores, financiadores y reguladores.
Observaremos éste medio ambiente externo como un modelo de necesidades de información que los gestores de una empresa deben obligatoriamente controlar para una eficaz toma de decisiones y cuyos recursos de información, ya sean éstos vistos como fuentes de información, servicios de información o sistemas de información, deben ser incorporados al sistema de información empresarial como importantes recursos para la toma de decisiones.

GESTIÓN DE CONOCIMIENTO

Nuevo elemento para los sistemas de información
Ha sido en la última década cuando se ha descubierto que las personas se convierten en la clave de las organizaciones, que deben basar su crecimiento y competitividad en la creatividad y la iniciativa de sus miembros.
Surge, así, la gestión del conocimiento (knowledge management) como el concepto capaz de articular el capital intelectual y todo el potencial que llevan dentro de sí los recursos humanos, y transformarlos en valor para la acción..
Algunos autores consideran que la gestión del conocimiento aparece debido a que la gestión de información se ocupaba del conocimiento explícito, es decir aquel recogido en los documentos, y no en el conocimiento tácito
Las nuevas estructuras organizativas, requieren una gestión de los recursos y de los activos diferente. El saber y el conocimiento se convierten en la base de la estrategia y en el verdadero activo de cualquier organización, representado en sus individuos.
Veamos algunas características de la gestión del conocimiento. Earl propone cuatro componentes para que una empresa sea capaz de crear una estrategia capaz de generar conocimiento:
  • sistemas del conocimiento,
  • redes,
  • trabajadores del conocimiento,
  • y organizaciones aprehendientes.
Nonaka, al que hemos citado anteriormente, nos dice que la gestión del conocimiento implica crear nuevo conocimiento, gestionar el conocimiento que se encuentra diseminado en la organización e incorporado en productos, servicios y sistemas, lo cual no tiene el mismo significado que producción, almacenar o recuperar que es más propio de la gestión de la información.
Para Andreu y Sieber la gestión del conocimiento se convierte en el proceso que permite asegurar el desarrollo y aplicación de todo tipo de conocimientos pertinentes en una empresa con el objeto de mejorar su capacidad de resolución de problemas y contribuir a la sostenibilidad de sus ventajas competitivas
Entendemos en el marco teórico de este trabajo, que el objetivo de la gestión del conocimiento son las personas como fuente de información, y la transformación de todo ese conocimiento a alguna forma estructurada que permita ser procesada e incorporada a un sistema de información.

TIPO LOGIA DE INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LAS EMPRESAS

Hasta el momento el lector debe conocer cuáles son las necesidades informativas que debe conocer un gestor para la implementación de un sistema de información para la toma de decisiones, previo análisis de la estructura medioambiental en la que se encuentra la empresa, y, a su vez, los tipos de Inteligencia Competitiva, y por tanto las posibles estrategias para monitorear el entorno, y capturar la información necesaria, que luego se transformará en conocimiento.
Ahora vamos a realizar una clasificación de las fuentes de información pertinentes para la empresa, cuyo control nos permitirá un diseño eficaz del sistema de información.
Distinguiremos, así, diez tipos, si bien entendemos que la clasificación puede ser más amplia o más reducida, pero que sirve para estructurar y sistematizar las necesidades de información de un gestor.
  • Directorios de empresas, sus productos y ejecutivos. Incluye la información que originan las ferias comerciales.
  • Los informes comerciales. Incluyen los informes prejudiciales o de solvencia, especialmente realizados para la obtención de información sobre los bienes patrimoniales de una empresa.
  • Indicadores del entorno: estadísticas, informes económicos generales, e indicadores del entorno político y social.
  • Los medios de comunicación, tanto las fuentes primarias como secundarias.
  • La información de los mercados financieros. Incluye los siguientes mercados: crediticios, de divisas, de renta fija, de renta variable, de materias primas, y mercados de derivados.
  • Ayudas, concursos públicos y oportunidades comerciales.
  • Estudios de mercado y sectoriales. Se incluyen en los informes sectoriales los principales aspectos que definen la evolución reciente y las perspectivas de un sector en su conjunto, y de las principales empresas que operan en el mismo.
  • Información sobre I+D+I. Incluye la información sobre patentes y modelos de utilidad, los modelos y dibujos industriales, las marcas, los informes y los recursos de investigación.
  • Legislación, Jurisprudencia y Normativas.
  • Otros: Información sobre viajes y referencias bibliográficas.





La Importancia de la Información en los Sistemas 

Las organizaciones siempre utilizaron sistemas que les permitieron administrar el manejo de su información, con lo cual no necesariamente debe existir una computadora para reconocer la existencia de estos tipos de sistemas pues estos pueden ser también del tipo manuales; por ejemplo una distribuidora pequeña que no tenga informatizada la totalidad de sus esquemas de logística y comercialización. Lo importante es que el sistema permita almacenar, recuperar, procesar y distribuir información.
Sin embargo, es cada vez más necesario el disponer de sistemas de información basados en computadoras por los beneficios que estos proporcionan: reducción de errores provocados por las personas a través del control de las entradas, velocidad en el procesamiento de datos, posibilidad de realizar tediosos análisis sobre los mismos, reducción de espacio físico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de buscar algún dato en particular, y otros tipos de ventajas que podrían lograrse en caso de enfocarse en el uso estratégico de los mismos.
En los entornos de negocio actuales, el disponer de una buena gestión en el uso de los sistemas de información se convierte en una estrategia que pueden utilizar las empresas para hacer frente a sus fuerzas competitivas.
Para valorar aún más la importancia del concepto tratado, en (BRIEN, 2006) se hace la pregunta “¿Por qué es importante los sistemas de información y la tecnología de la información?”, a lo que responde lo siguiente: Por qué es importante contabilidad, finanzas, administración de operaciones, mercadotecnia, administración de recursos humanos o cualquier otra función principal de negocios. Creo que tal respuesta es más que sufiente para visualizar la importancia que en la actualidad se le otorga a los sistemas de información, pues, en palabras de los de autores de (BRIEN, 2006), “estos tipos de conocimientos se constituyen en un elemento vital de las organizaciones y negocios exitosos”.


IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN PARA LAS EMPRESAS

Al paso de años la humanidad ha encontrado la manera de almacenar información, ya sea por considerarla como una simple actividad o por tener en cuenta la importancia que tiene. Por todas las partes del mundo podemos encontrar información que pasa de generación en generación hasta que se pierde, pero no toda la información se considera como un simple recuerdo, podemos encontrar información de nuestros pasados que nos dice como eran aquellos tiempos o hasta información de gran impacto para todo aquel que viva en este planeta. Sin duda alguna la información nos a hecho crecer como personas a toda la humanidad entera, gracias a ella sabemos de donde venimos y como hemos estado evolucionando siempre apoyándonos de información que nos dice lo que podemos o no podemos hacer para lograr el éxito que buscamos, de igual forma, toda organización por mas pequeña que sea, necesita saber su pasado y su presente, la situación actual en la que se encuentra y con que cuenta para afrontar el futuro.

La información es un recurso vital para toda organización, y el buen manejo de esta puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro de un organismo que busca el crecimiento y el éxito.

 Dentro de cualquier organización la información fluye día con día, y cada actividad genera mas información que puede apoyar las distintas tareas que se llevan a cabo para su buen funcionamiento. En todos los departamento de todas las organizaciones se genera información, como lo son el los departamento de recursos humano, finanzas, contabilidad, limpieza, producción y todos los departamentos mas que se imaginen. La información se genera debido a las actividades que se llevan a cabo en cada departamento y el éxito de estos mismos depende de la visión que se tenga y en que se apoyen para lograr las metas establecidas, sin duda alguna, el apoyo en la información que se genera dentro de ese departamento es una base sumamente sustentable y creíble para tomarse en cuanta para posibles tareas.

Los datos históricos de una empresa pueden marcar el camino a seguir para las tareas que se lleven a cabo dentro de la organización, estos datos no son sino información almacenada y procesada para su interpretación y para ser tomada en cuenta como una guía a seguir de lo que se debe de hacer y lo que no se debe de hacer según experiencias de la misma empresa. Cualquier empresa que no registe sus actividades, constantemente se vera en los mismo errores una y otra ves hasta que se percate de cual es el error y lo documente para su utilización en un futuro.

El manejo de la información es fundamental para cualquier empresa, con ello puede lograr un alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de capacidad de desarrollo. El manejo de información nos permite identificar cuales son nuestras fortalezas con las que contamos y cuales son nuestras debilidades y sectores vulnerables como organización. Teniendo en cuenta que se sabe con certeza cuales son nuestras debilidades y fortalezas se puede tener una planeación más alcanzable y factible, podemos identificar donde se tiene que trabajar mas y que parte de nuestra empresa necesita mayor atención. Esto nos ayudara a tener un control más amplio sobre el funcionamiento de todas las actividades de la organización.

El objetivo básico de la información es la de apoyar a la toma de decisiones de todo gerente, este tendrá mas bases sustentables para poder decidir que es lo que se va a hacer y que rumbo tomar para lograr los objetivos que se planearon; contara con un mayor numero de armas para afrontar el camino que decidirá el futuro de la organización.

En una pequeña empresa se le debe de poner una atención sumamente especial a la información que se genera cada día, la adecuada interpretación echará los cimientos necesarios para consolidarse como una empresa de éxito en el mercado que se tenga y se obtendrá una mayor oportunidad de crecimiento y expansión de mercado.